1. Pikiran di-brainstorming untuk dicatat di inbox.
2. Hasil catat kemudian diproses dan diorganisasi mengikuti alur bagan.
3. Apakah bisa dilakukan? Jika tidak, itu bisa dikerjakan suatu saat, dijadikan referensi, atau buang saja.
4. Jika ya, apakah bisa sekali jalan selesai? Jika tidak, buat itu sebagai project yang nantinya akan ada sub tugasnya.
5. Jika ya, apakah itu membutuhkan waktu lebih dari 2 menit? Jika tidak, lakukan sekarang! (Bisa setelah selesai mengikuti alur ini maupun sekarang juga dan menunda merencanakan tugas lain di alur ini)
6. Jika ya, apakah itu tugasku/harus dikerjakan diri sendiri? Jika tidak, masukkan ke kotak menunggu (maknanya menunggu orang lain yang menyelesaikan tugas yang bersangkutan itu)
7. Jika ya, apakah ada waktu spesifik untuk tugas itu? Jika ya, masukkan ke agenda/kalender. Jika tidak, suruh orang lain meengerjakan tugas tersebut.
Dengan begini, otak akan fokus dengan tugas yang ada di tangan. Baik itu tugas 2 menit, tugas terjadwal di kalender, maupun tugas project besar. Tugas kapan-kapan bisa dilakukan setelah semuanya habis.
Namun, hal ini terdengar sangat rumit. Untuk itu, GTD bisa disederhanakan sebagai berikut.
1. Keluarkan seluruh isi pikiran terkait hal yang perlu dikerjakan dan catatlah semuanya.
2. Setelah selesai, atur satu per satu tugas dengan alur sebagai berikut:
3. Apakah tugas ini ada tenggat waktunya? Jika tidak, masukkan ke Quest.
4. Jika ya, apakah tugas ini bisa diselesaikan dengan cepat dan sekali jalan? Jika ya, masukkan ke Current Event.
5. Jika tidak, atur tenggat waktu, waktu mulai dan sub tugas dari tugas tersebut lalu masukkan ke Task.
Ada 3 box dalam metode ini, secara urutan pengerjaan adalah sebagai berikut.
Current Event = Tugas sekali jalan yang cepat selesai.
Task = Tugas bertenggat waktu, ada waktu tertentu, dan berisi langkah-langkah penyelesaian.
Quest = Tugas yang dikerjakan kapan-kapan.
Kalau Current Event habis, periksa Task. Tugas di task bisa naik ke Current Event jika sub tugas ya bisa sekali jalan selesai. Jika Task habis, baru ke Quest yang bisa berisi tugas kapan-kapan dan challenge. Tugas di quest bisa diperinci dan diberi waktu untuk naik ke task dan langkah yang cepat selesai bahkan bisa naik ke Current Event.
Akan tetapi, ini tidaklah baku dan kaku. Format dapat dibuat dengan menyesuaikan diri Anda. Anda juga bisa mengerjakan sesuatu yang spontan tanpa terkait sepenuhnya dengan ini seperti robot. Panduan ini hanya untuk membantu Anda dalam berpikir sistematis. Aplikasi Tasks.org merupakan aplikasi yang direkomendasikan dalam menjalankan metode ini karena fiturnya yang kaya akan kustomisasi.
